Oda sicil birimi gelen talepler doğrultusunda aşağıda belirtilen işlemleri yapar:

Oda sicil birimi yeni kayıt ve değişiklikleri, (hisse devirleri, adres değişiklikleri, iştigal konusu değişikliği, sermaye artırımları, unvan değişikliği) Ticaret Sicili Memurluğu Belgelerini dikkate alarak yapar.

Kayıt yaptırmak için gelen kişilerden iştigal konusunu, unvanını, adresini belirten noter evrakı, nüfus cüzdanı sureti, fotoğraf ve Oda kayıt beyannamesi istenir. (Doldurulacak Oda kayıt beyannamesi boş olarak Oda’dan temin edilir. Oda beyannamesi, adres değişikliği hariç tüm değişikliklerde yeniden doldurulur.)

Yeni kayıt işleminde üyeye bir sicil numarası, Odamızın üyesi olduğunu gösteren kimlik kartı ve firma unvanı, Oda numarası yazılı işyeri levhası verilir. İsterlerse faaliyet belgesi de alabilirler.

Odamızdan kaydını sildirmek isteyen üyemiz terk dilekçesini (Odamızdan dilekçe örneği temin edilebilir) ve vergi dairesi kaydının silindiğini veya sanayici sıfatının kazanıldığını yahut kanunla kurulmuş diğer meslek kuruluşlarına kayıtlı olduğunu (Eczacılar Odası, SMMO) belirten belgeleri ibraz etmelidir. Üyenin borcu varsa tahsil edildikten sonra kayıt silme işlemi yerine getirilir

Üyelerimiz ticari faaliyetlerine son verdiklerinde Vergi Dairesi, Sosyal Sigortalar ve Bölge Çalışma Müdürlüklerinden ilişiklerini muhasebecileri vasıtasıyla kesmekte, Ticaret Sicili Memurluğu ve odamızdaki kayıtlarının terkinini talep etmeyi unutmaktadırlar.

Üyenin odamızdaki kaydı silinmediğinden aidat tahakkukları borçlanmasına ve gecikme faizi hesaplanmasına yol açmaktadır. Ayrıca; Bağ-Kur nezdinde odamız kayıtları esas alındığından üyelerimiz bu kuruma da borçlanmakta ve emeklilik sürelerinin hesabında sorunlar yaşanmaktadır.

Ticari faaliyete son verildiğinde Oda kaydının da terkini üyelerimizin menfaatine olacaktır.

Ayrıca; Bağ-Kur’dan kaydını sildirmek isteyen, sağlık karnesi vizesi bitmiş veya emekli olacak üyelerin Bağ-Kur’dan aldıkları evraklar Oda Sicil Birimi’nde onaylanmaktadır.

Oda Sicil Birimi talep üzerine sicil dosyalarındaki bilgilerin örneklerini de verebilir. Kişi ve kurumların iletilmesini istedikleri konuları üyelere iletir, kişi ve kurumlara üyeler hakkında istenilen bilgileri verir.

Oda Sicil Birimi’nce üyelerimize aşağıdaki belgeler de verilmektedir:

Oda Sicil Kayıt Sureti,Ticari İkametgah Belgesi, Devlet İhalelerine Katılmayı Önleyen Yasaklama Kararının Olmadığını Gösteren Belge Firmaların, Devlet İhale Kanununa göre, devlet ihalelerine katılmaktan yasaklı olup olmadığını gösteren bir belgedir. Kayıt Levhası, Bu belgenin alınabilmesi için sözlü müracaat yeterlidir.

Oda Kimlik Kartı; Vesikalık 1 adet fotoğraf ve Nüfus Cüzdanı ibraz edilmelidir.

İtibar Belgesi
Firmanın (A.Ş. hariç) iflas, tasfiye ve konkordato durumunun olup olmadığını gösteren belgedir. Bu belgenin alınabilmesi için Kayseri Ticaret Odası’na hitaben dilekçe yazılması gerekmektedir.
Ortaklık Belgesi
Firma ortaklarının kimler olduğunu ibraz eden belgedir. (A.Ş. hariç) Bu belgenin alınabilmesi için Zile Ticaret ve Sanayi Odası’na hitaben dilekçe yazılması gerekmektedir.
Bağımsız Çalışılmadığını Gösteren Belge
Üyenin vergi dairesinden ilişiğini kestiği tarih ile Ticaret Odası’ndan kaydının silindiği tarih arasında, kendi nam ve hesabına bağımsız olarak çalışıp çalışmadığının belgelenmesi istendiğinde Odamıza dilekçe ile başvurulması üzerine, yazı ile talep karşılanır.